Consulenza legale preventiva per le imprese: contratti, riservatezza, rischi e conformità

In 30 secondi

Il contratto proposto da un cliente, da un fornitore o dal proprietario dell’immobile viene esaminato clausola per clausola e confrontato con le condizioni che l’impresa accetta di solito.

• Si individuano le clausole che si discostano da quelle condizioni, in particolare penali, garanzie, recesso, limiti di responsabilità e foro competente.
• Per ogni clausola critica si propone una modifica e, se l’altra parte non la accetta, una soluzione alternativa su cui trattare.
• Si indica il peso economico di ciascuna clausola, così l’impresa sa su quali punti insistere e su quali cedere.
• Le clausole che vanno approvate specificamente per iscritto (artt. 1341 e 1342 c.c.) vengono segnalate a parte.

Utile per contratti di fornitura, appalto, agenzia, distribuzione, locazione commerciale e compravendita di immobili. Il lavoro rende di più se l’impresa indica in anticipo le proprie condizioni abituali.

Prima di avviare una trattativa o di mostrare dati, progetti o listini, l’altra parte chiede spesso di firmare un accordo di riservatezza. Lo studio lo esamina e lo classifica in tre livelli.

• Firmabile: il testo è equilibrato e si può sottoscrivere così com’è.
• Da rivedere: alcune clausole vanno corrette prima della firma.
• Da riscrivere: il testo va rielaborato o è preferibile proporre un modello dell’impresa.
• Si cercano anche i patti di non concorrenza e di non storno di dipendenti o clienti inseriti nel testo, e le eccezioni che mancano, come le informazioni già note o quelle che la legge obbliga a comunicare.

Prima di iniziare una causa, di accettare una transazione o di firmare un accordo importante, l’impresa riceve un parere scritto che mette in ordine i rischi.

• Ogni rischio è classificato secondo due criteri: quanto sarebbe grave per l’impresa e quanto è probabile che si verifichi.
• La valutazione è qualitativa e motivata sui documenti; lo studio non indica percentuali di successo e non promette risultati.
• Per ogni rischio si indicano le strade possibili, i termini che corrono e chi deve decidere, per esempio l’amministratore o l’assemblea dei soci.
• È utile anche nel contenzioso con le banche, per confrontare il costo di una causa con quello di un accordo.

Quando l’impresa vuole lanciare un servizio, aprire un canale di vendita online, usare nuovi software o trattare dati in modo diverso, lo studio verifica in anticipo che cosa la legge richiede.

• Quali norme si applicano e quali autorizzazioni, comunicazioni o informative servono.
• Le aree di rischio, a cominciare dalla protezione dei dati personali (Regolamento UE 2016/679).
• Le misure da adottare prima di partire e quelle da tenere sotto controllo nel tempo.

Per l’uso dell’intelligenza artificiale in azienda c’è un’attività dedicata, nell’ambito dell’assistenza alle imprese.

Una diffida appena ricevuta, una contestazione di un cliente importante, una violazione dei dati personali: in questi casi serve sapere subito che cosa è successo, quali termini corrono e che cosa fare per primo.

• Lo studio prepara una nota breve con i fatti, i documenti da conservare, le prime risposte da dare e quelle da non dare.
• In caso di violazione dei dati personali, il titolare deve notificarla al Garante senza ingiustificato ritardo e, ove possibile, entro 72 ore da quando ne è venuto a conoscenza (art. 33 Reg. UE 2016/679).
• Per le imprese che hanno un accordo di assistenza continuativa si può prevedere anche un riepilogo periodico di scadenze, corrispondenza e contratti in corso.

Prima di una trattativa, di un incontro di mediazione o di una riunione con soci, banche o controparti, lo studio prepara una scheda di lavoro.

• Chi partecipa, che cosa chiede ciascuna parte, quali documenti portare e quali punti non sono trattabili.
• Le possibili proposte e le risposte alle obiezioni prevedibili.
• Dopo l’incontro, un promemoria scritto con le decisioni prese, chi deve fare che cosa e le scadenze.

Alcune richieste arrivano all’impresa sempre nella stessa forma. Lo studio prepara modelli di risposta corretti, da usare ogni volta, e indica quando il caso è troppo delicato per una risposta standard.

• Richieste di accesso ai dati personali da parte di clienti, dipendenti o ex dipendenti (art. 15 Reg. UE 2016/679), a cui si risponde senza ingiustificato ritardo e al più tardi entro un mese (art. 12).
• Richieste dei fornitori su contratti, documenti e condizioni.
• Solleciti di pagamento e risposte a contestazioni semplici.

Per i fornitori più importanti lo studio ricostruisce lo stato degli accordi: che cosa è stato firmato, che cosa manca e quali scadenze si avvicinano.

• Contratto principale, ordini, condizioni generali e allegati tecnici.
• Se il fornitore tratta dati personali per conto dell’impresa, il contratto o l’atto che lo vincola come responsabile del trattamento (art. 28 Reg. UE 2016/679).
• Rinnovi automatici, termini di disdetta, garanzie e obblighi che restano in vigore anche dopo la fine del contratto.

Quando il contratto è pronto, prima di firmarlo o di inviarlo in firma, lo studio fa un ultimo controllo.

• Dati esatti delle parti e poteri di chi firma per la società, dalla visura camerale o dalle delibere.
• Allegati richiamati nel testo e presenti, versione definitiva senza commenti o modifiche ancora visibili.
• Spazi per la firma, approvazione specifica delle clausole che la richiedono, data e luogo.
• Ordine dei firmatari quando si usa una piattaforma di firma elettronica, e tipo di firma adatto al documento.

Da preparare

Lo studio può rivedere un contratto che ci ha mandato un fornitore?

Sì. Il contratto si invia con un link riservato o via PEC; lo studio lo esamina clausola per clausola, indica le modifiche da chiedere e le soluzioni alternative, e segnala le clausole da approvare specificamente per iscritto.

Prima di firmare un accordo di riservatezza serve l’avvocato?

Non sempre. Molti accordi sono equilibrati e si possono firmare così come sono; altri contengono patti di non concorrenza o di non storno, penali o durate eccessive. Un esame preventivo dice in quale dei due casi ci si trova.

Potete dirci quante probabilità abbiamo di vincere una causa?

Lo studio non indica percentuali e non promette risultati. Fornisce una valutazione scritta e motivata dei rischi, della loro gravità e della loro probabilità, e confronta la causa con le alternative, come un accordo.

Un cliente ci chiede copia dei suoi dati personali: che cosa dobbiamo fare?

Si tratta di una richiesta di accesso (art. 15 del Regolamento UE 2016/679). Si risponde senza ingiustificato ritardo e al più tardi entro un mese dal ricevimento (art. 12). Lo studio prepara la risposta e verifica se il caso richiede cautele particolari.

Questi servizi si possono avere con l’assistenza continuativa?

Sì. Con un accordo scritto che fissa le attività comprese e il compenso, anche forfettario, l’impresa ha un unico referente per contratti, riservatezza, conformità e richieste ricorrenti. Il preventivo è sempre scritto e precede l’inizio del lavoro.

Usate l’intelligenza artificiale per esaminare i contratti?

Lo studio può usare strumenti informatici, compresi quelli di intelligenza artificiale, solo come supporto all’attività. La lettura dei documenti, le valutazioni e i pareri restano dell’avvocato, e il cliente è informato per iscritto degli strumenti usati (art. 13 L. 132/2025).